Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

K&M Praxisberatung – Stephan King & Moritz Meßmer GbR
Lindwurmstraße 195
80337 München
Deutschland
E-Mail: kontakt@km-praxisberatung.de

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website, unsere Buchungsseite (cockpit.km-praxisberatung.de) und die persönlichen Praxisseiten aus unseren Briefen (qr.km-praxisberatung.de) werden bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Beim Aufruf verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Zugriffsdaten, insbesondere IP-Adresse beziehungsweise eine durch den Hostinganbieter anonymisierte Form, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Datei, Referrer, Browser, Betriebssystem und Zugriffsstatus.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung der Seiten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im technischen Betrieb, in der Fehleranalyse und in der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Mit STRATO besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3. Cookies, Analyse und lokale Speicherung

Auf dieser Website setzen wir keine Analyse- oder Marketingdienste und keine Werbe-Cookies ein. Um zu sehen, wie oft unsere Kontaktmöglichkeiten genutzt werden, zählen wir Klicks auf die Knöpfe zum Praxis-Check, zu WhatsApp und zur E-Mail: Beim Klick übermittelt dein Browser an unsere Buchungsseite (cockpit.km-praxisberatung.de), welcher Knopf auf welcher Seite angeklickt wurde. Wir speichern dazu nur diese Angabe und den Zeitpunkt, keine IP-Adresse, keine Kennung und keine Cookies; einen Rückschluss auf deine Person können wir daraus nicht ziehen. Für die technische Übertragung gilt Abschnitt 2. Die Zählungen löschen wir nach zwölf Monaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, unser Angebot und unsere Website zu verbessern.

Die verwendeten Schriften, Bilder und das WhatsApp-Hinweisfenster werden lokal von unserem Webspace geladen. Beim bloßen Aufruf der Website wird keine Verbindung zu WhatsApp hergestellt.

4. Kontakt per E-Mail

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, den Inhalt der Nachricht und die von dir freiwillig übermittelten Angaben, um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um vorvertragliche Maßnahmen oder einen Vertrag geht, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen.

Unsere E-Mail-Postfächer betreiben wir mit Google Workspace (Gmail) der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google verarbeitet die E-Mails in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO; zur Übermittlung in Drittländer siehe Abschnitt 7.

Die Daten werden gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

5. Briefe an Physiotherapie-Praxen

Wir informieren inhabergeführte Physiotherapie-Praxen per Brief über unser Angebot. Dafür verarbeiten wir Praxisname, Anschrift, Namen der Inhaberin oder des Inhabers, Website sowie geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Praxis. Diese Angaben stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, vor allem der Website der Praxis (Impressum, Team, Kontakt), ergänzend aus Websuche und Online-Verzeichnissen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Praxen über ein für sie relevantes Beratungsangebot zu informieren (Direktwerbung, Erwägungsgrund 47 DSGVO). Die Briefe drucken wir selbst und versenden sie mit der Deutschen Post.

Reagiert eine Praxis nicht auf den Brief, löschen wir ihre Daten spätestens drei Monate nach dem Versand, auch auf der persönlichen Praxisseite (Abschnitt 6). Reagiert sie, zum Beispiel über die Praxisseite oder per E-Mail, speichern wir die Daten für die Anbahnung einer Zusammenarbeit; kommt keine zustande, löschen wir sie zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. Praxen, die wir recherchiert, aber noch nicht angeschrieben haben, löschen wir spätestens zwölf Monate nach der Recherche. Sagt eine Praxis ab, löschen wir ihre Daten zwölf Monate nach der Absage; meldet sie sich vorher wieder, verwenden wir sie für die erneute Anbahnung weiter.

Du kannst der Verwendung deiner Daten für Werbung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO); eine Nachricht an kontakt@km-praxisberatung.de genügt. Wir schicken dann keine weiteren Briefe und schalten die persönliche Praxisseite ab. Damit der Widerspruch dauerhaft beachtet wird, behalten wir Praxisname, Anschrift sowie Datum und Weg des Widerspruchs auf einer Sperrliste; alle übrigen Angaben löschen wir.

6. Persönliche Praxisseite und QR-Code

Jeder Brief enthält einen QR-Code und einen Kurzlink zu einer Seite, die für die angeschriebene Praxis eingerichtet ist (qr.km-praxisberatung.de). Wenn die Seite aufgerufen wird oder jemand dort auf „Praxis-Check buchen“, „Website“ oder „WhatsApp“ klickt, zählen wir das für diese Praxis: Art des Aufrufs beziehungsweise Klicks und Zeitpunkt. Wir speichern dazu keine IP-Adresse und keine Geräteangaben und setzen keine Cookies; die Server-Logfiles des Hostinganbieters (Abschnitt 2) bleiben davon unberührt.

So erkennen wir, ob ein Brief angekommen ist und Interesse besteht, und entscheiden, ob wir ein zweites Mal schreiben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Erfolgsmessung und Steuerung unserer Briefe. Bucht die Praxis über diese Seite einen Termin, ordnen wir die Buchung dem Brief zu. Die Zählerstände löschen wir zusammen mit den übrigen Daten der Praxis (Abschnitt 5). Widerspruch wie in Abschnitt 5.

7. Terminbuchung und Online-Termine

Unsere Schaltflächen zur Terminbuchung führen auf unsere eigene Buchungsseite unter cockpit.km-praxisberatung.de. Sie läuft auf unserem Webserver bei der STRATO GmbH (siehe Abschnitt 2). Bei einer Buchung verarbeiten wir Name, Praxisname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, den gewählten Termin sowie die Angaben, die du freiwillig in den Buchungsfeldern machst. Die Daten werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Organisation des gewünschten Gesprächs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet. Über den Link in der Bestätigung kannst du den Termin selbst absagen. Am Tag vor dem Termin schicken wir dir an die angegebene E-Mail-Adresse eine Erinnerung mit Uhrzeit, Meet-Link, Absage-Link und einem Link, über den du Transkript und Gemini-Notizen freiwillig zustimmen oder die Zustimmung widerrufen kannst; sie wird über Google Gmail versendet.

Für die Terminverwaltung und das Gespräch nutzen wir Google Workspace (Google Kalender, Google Meet, Google Drive) der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dein Termin wird mit Name, E-Mail-Adresse und deinen Angaben in unserem Google-Kalender angelegt; die Kalendereinladung mit dem Meet-Link erhältst du von Google. Google verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Eine Verarbeitung in den USA kann nicht ausgeschlossen werden; sie erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Wenn du einwilligst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), lassen wir das Gespräch von Google Meet transkribieren und von der KI-Funktion Gemini in Google Meet Gesprächsnotizen erstellen (Zusammenfassung, Entscheidungen, nächste Schritte), damit wir uns während des Gesprächs keine Notizen machen müssen. Google verarbeitet die Daten dabei als unser Auftragsverarbeiter im Rahmen von Google Workspace. Google legt Transkript und Notizen in unserem Google Drive ab; wir übernehmen sie zur Vor- und Nachbereitung in unser internes System (Abschnitt 9) und prüfen die Notizen dort auf Richtigkeit. Die Einwilligung ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Buchung: Ohne sie findet das Gespräch ganz normal statt, nur ohne Transkript und Gemini-Notizen. Zu Beginn des Gesprächs fragen wir noch einmal nach, auch weitere Teilnehmende. Hast du bei der Buchung nicht zugestimmt, kannst du das später nachholen, über den Link in der Erinnerungsmail oder mündlich zu Beginn des Gesprächs. Als Nachweis speichern wir Zeitpunkt und Weg deiner Zustimmung; über denselben Link kannst du sie auch widerrufen. Du kannst die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an kontakt@km-praxisberatung.de; vorhandene Transkripte und Gemini-Notizen löschen wir dann. Ohne Widerruf löschen wir Transkripte und Gemini-Notizen sechs Monate nach dem Gespräch, im internen System und in Google Drive (dort über den Papierkorb, den Google nach 30 Tagen endgültig leert). Die daraus von uns geprüften Gesprächsnotizen (Zusammenfassung, Vereinbartes, nächste Schritte) bewahren wir wie die übrigen Daten zur Praxis auf.

Auf der Buchungsseite setzen wir keine Analyse- oder Marketing-Tags ein. Technisch notwendig ist lediglich ein Sitzungs-Cookie, das das Formular gegen Missbrauch absichert. Kommt nach dem Gespräch keine Zusammenarbeit zustande, löschen wir die Buchungsdaten zwölf Monate nach dem letzten Kontakt, nach einer Absage zwölf Monate nach der Absage (Abschnitt 5).

Bitte übermittle im Buchungsformular keine Gesundheitsdaten oder Patientendaten.

8. Sitzungen in der Zusammenarbeit

Wenn wir zusammenarbeiten, finden die vereinbarten Sitzungen per Google Meet statt. Wir legen sie in unserem Google-Kalender an und laden dich mit deiner geschäftlichen E-Mail-Adresse ein. Über einen Link in der Einladung kannst du einzelne Sitzungen selbst verschieben; dabei siehst du nur freie Zeiten aus unserem Kalender. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Sitzungen lassen wir nur transkribieren und mit Gemini zusammenfassen, wenn du gesondert eingewilligt hast (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zum Beispiel in deiner Zusage. Die Einwilligung ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Zusammenarbeit; für Widerruf und Löschung gilt Abschnitt 7 entsprechend. Nach Abschluss bitten wir dich über eine eigene Seite um eine freiwillige Rückmeldung. Wir speichern deine Antworten zur Verbesserung unserer Beratung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und, wenn du zustimmst, deine Einwilligung, dass wir dich als Referenz nennen dürfen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Beides kannst du über denselben Link jederzeit ändern oder widerrufen. Daten aus der Zusammenarbeit, einschließlich deiner Rückmeldung, löschen wir drei Jahre nach dem letzten Kontakt (Ende der regelmäßigen Verjährungsfrist). Nennen wir dich mit deiner Einwilligung als Referenz, bewahren wir die Einwilligung als Nachweis auf, bis du sie widerrufst. Unterlagen, die wir aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, bewahren wir bis zum Ablauf der gesetzlichen Fristen auf: Rechnungen und andere Buchungsbelege acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre, Bücher zehn Jahre.

9. Interne Verwaltung

Angeschriebene Praxen, Anfragen, Buchungen, Gesprächsnotizen, Transkripte und Aufgaben verwalten wir in einem eigenen internen System, das auf unserem Webserver bei STRATO läuft (Abschnitt 2). Zugriff haben nur Stephan King und Moritz Meßmer; Änderungen werden mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Rechtsgrundlagen und Speicherdauer richten sich nach dem jeweiligen Zweck (Abschnitte 4 bis 8).

10. Kontaktaufnahme über WhatsApp

Unsere WhatsApp-Schaltflächen öffnen zunächst nur ein lokal eingeblendetes Hinweisfenster. Erst wenn du dort bewusst auf „WhatsApp-Chat starten“ klickst, wirst du zu WhatsApp weitergeleitet. Dabei kann WhatsApp insbesondere Telefonnummer beziehungsweise Accountdaten, Profilangaben, technische Verbindungsdaten und die von dir übermittelten Inhalte verarbeiten. Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist WhatsApp Ireland Limited.

Unsere Verarbeitung der Kommunikation erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie vorvertragliche Maßnahmen oder einen bestehenden Vertrag betrifft, andernfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der unkomplizierten Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. WhatsApp kann Daten innerhalb der Meta-Unternehmensgruppe und auch in Drittländern verarbeiten. Einzelheiten ergeben sich aus den Datenschutzhinweisen von WhatsApp.

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Alternativ kannst du uns per E-Mail kontaktieren. Bitte übermittle über WhatsApp keine identifizierbaren Patienten- oder Gesundheitsdaten, Rezepte, Befunde oder vertraulichen Mitarbeiterunterlagen. Praxisbeispiele sollen anonymisiert werden.

11. Laufende Zusammenarbeit über WhatsApp

Für die laufende Zusammenarbeit kann nach vorheriger Vereinbarung eine eigene WhatsApp-Gruppe für die betreute Praxis eingerichtet werden. In der Gruppe schreiben Stephan und Moritz jeweils mit ihrer eigenen geschäftlichen Nummer. Telefonnummern, Profilangaben und Beiträge sind für die Gruppenmitglieder sichtbar. Vor dem Hinzufügen holen wir die Zustimmung der Beteiligten ein.

Auch in Beratungsgruppen dürfen keine identifizierbaren Patienten- oder Gesundheitsdaten übermittelt werden. Für sensible Mitarbeiter- oder Unternehmensdaten prüfen wir im Einzelfall, welcher Übermittlungsweg angemessen ist. Wenn du WhatsApp nicht nutzen möchtest, vereinbaren wir einen anderen Kommunikationsweg.

12. Externe Links

Diese Website enthält externe Links, zum Beispiel zu Stephans Physiotherapie-Praxis oder zu WhatsApp. Erst beim Anklicken wird eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter hergestellt. Für die dortige Datenverarbeitung ist grundsätzlich der jeweilige Anbieter verantwortlich.

13. Empfänger und Speicherdauer

Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, soweit dies erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder du eingewilligt hast. Empfänger sind insbesondere unsere Auftragsverarbeiter STRATO GmbH (Hosting), Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (E-Mail, Kalender, Meet einschließlich Gemini-Notizen, Drive) und Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg (Lexware Office, für Rechnungen) sowie die Deutsche Post AG für den Versand unserer Briefe. Bei Kontakt über WhatsApp ist WhatsApp Ireland Limited eigenständig verantwortlich (Abschnitt 10).

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck notwendig ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen; die konkreten Fristen stehen in den einzelnen Abschnitten. Technische Sicherungskopien werden fortlaufend überschrieben.

14. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

15. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für nicht-öffentliche Unternehmen in Bayern ist regelmäßig das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig:
Postfach 1349
91504 Ansbach
Deutschland

16. Datensicherheit

Wir verwenden eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung und treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Kommunikation über WhatsApp ist nach Angaben des Anbieters standardmäßig Ende-zu-Ende verschlüsselt. Unabhängig davon dürfen keine identifizierbaren Patienten- oder Gesundheitsdaten übermittelt werden.

17. Aktualität

Stand dieser Datenschutzerklärung: Oktober 2026. Bei Änderungen der Website, der eingesetzten Dienste oder der Rechtslage wird die Erklärung angepasst.

Diese Fassung bildet den aktuellen technischen Stand ab: Briefe mit persönlicher Praxisseite und Löschung nach drei Monaten ohne Reaktion, lokal eingeblendeter WhatsApp-Kontakt mit Weiterleitung erst nach bewusstem Klick, Terminbuchung und Sitzungen über unsere eigene Buchungsseite mit Google Kalender und Google Meet, kein Webanalyse- oder Marketing-Tracking.